En bref
À retenir - Location : loyer mensuel, matériel et service inclus, durée plus souple, restitution à l'échéance. - Leasing : mensualité fixe sur une durée longue (souvent 36 à 60 mois), avec en général une option d'achat en fin de contrat. - Achat : le moins cher à petit volume, mais pannes, toners et remplacement sont pour vous. - Location courte durée : de quelques jours à quelques mois, pour un événement, un chantier ou une panne. - Avant de signer, lisez la durée, le préavis, la reconduction tacite, l'indexation et le volume minimum.
Le mot « location » recouvre des contrats très différents selon les fournisseurs. Comme le rappelle photocopieurs.be, une offre présentée comme une location ou un leasing peut couvrir des engagements différents : il faut lire les clauses plutôt que se fier au nom. Ce guide compare les trois formules et propose une grille de lecture. Pour dimensionner l'appareil lui-même, voyez d'abord quelle imprimante pour une petite entreprise.
Les trois formules en un tableau
| Location | Leasing | Achat | |
|---|---|---|---|
| Ce que vous payez | Loyer mensuel + prix par page | Mensualité fixe (+ prix par page selon le contrat) | Prix de l'appareil, puis consommables |
| Durée | Variable, plus souple | Souvent 36 à 60 mois | Aucune |
| Maintenance | Généralement incluse | Incluse selon le contrat | À votre charge |
| Propriété | Jamais | Possible par option d'achat | Immédiate |
| Fin de contrat | Restitution | Rachat, renouvellement ou restitution | Revente ou recyclage par vos soins |
| Pour qui | Besoin qui peut évoluer | Volume stable et prévisible | Petit volume, budget disponible |
La location
Vous disposez d'un appareil récent, installé et entretenu, sans l'acheter. Le loyer couvre la machine et le service ; les pages sont facturées sur relevé du compteur. Selon photocopieurs.be, en Belgique, une location de copieur pour un petit bureau se situe dans une fourchette indicative de ±40 à 90 € par mois hors TVA, plus ±0,5 à 2 centimes par page noire et ±3 à 8 centimes par page couleur.
Le leasing
Le leasing réunit trois acteurs : une société de financement achète l'appareil, un fournisseur l'installe et l'entretient, et vous payez une mensualité fixe pendant la durée convenue. À l'échéance, vous pouvez en général lever l'option d'achat, renouveler sur un modèle récent ou rendre l'appareil. Le prix de rachat dépend de la valeur résiduelle fixée au contrat.
L'achat
Vous êtes propriétaire tout de suite. C'est logique pour une imprimante A4 et un petit volume. Le coût par page dépend alors uniquement de vos consommables : voir le calcul du coût par page et la différence entre toner et cartouche.
Calcul fait pour vous : 4 ans à 1 000 pages par mois
Tous les prix sont des exemples pour illustrer la méthode ; remplacez-les par ceux de vos devis. Hypothèse : 1 000 pages noires par mois pendant 48 mois, soit 48 000 pages.
Achat d'une laser monochrome
- Appareil : 250 € (exemple).
- Toner TN-2420 : 3 000 pages selon Brother (norme ISO/IEC 19752), à 60 € (exemple), soit 0,02 € par page.
- Pages : 48 000 × 0,02 = 960 €.
- Total : 250 + 960 = 1 210 €, hors pannes et tambour.
Location d'un multifonction
- Loyer : 50 € par mois (exemple, dans la fourchette citée) × 48 = 2 400 €.
- Pages : 48 000 × 0,01 € (exemple) = 480 €.
- Total : 2 400 + 480 = 2 880 €, maintenance comprise.
| Sur 48 mois (exemple, hors TVA) | Achat | Location |
|---|---|---|
| Fixe | 250 € | 2 400 € |
| Pages | 960 € | 480 € |
| Total | 1 210 € | 2 880 € |
| Coût réel par page | 1 210 ÷ 48 000 = 0,025 € | 2 880 ÷ 48 000 = 0,06 € |
À 1 000 pages noires par mois, l'achat reste nettement moins cher avec ces exemples. La location se justifie ici par autre chose que le prix : maintenance, scan réseau partagé, A3, couleur ou plusieurs utilisateurs. Plus le volume et la part de couleur augmentent, plus l'écart se réduit puis s'inverse : nous calculons ce seuil dans quand passer au copieur pro.
La location courte durée : salon, chantier, panne
Tous les besoins ne durent pas trois ans. Un salon professionnel, un séminaire, un bureau de chantier, un pic d'activité ou le remplacement d'un appareil en panne : la location courte durée met à disposition une imprimante ou un copieur de quelques jours à quelques mois, avec livraison et reprise incluses selon les offres décrites par photocopieurs.be et imprimante-professionnelle.be. Le loyer est plus élevé qu'en contrat classique, mais vous n'êtes engagé sur rien au-delà de la période.
Pour obtenir une offre précise, indiquez :
- les dates de début et de fin, et le lieu exact (étage, accès, stationnement) ;
- le volume attendu et la part de couleur ;
- les fonctions nécessaires : scan, A3, agrafage, impression depuis smartphone ;
- qui installe l'appareil sur votre réseau ou celui du lieu de l'événement.
Les formules, de la courte durée au parc complet, sont expliquées dans ce guide sur la location d'imprimante professionnelle, qui détaille aussi la différence avec le leasing.
Ce qu'il faut vérifier dans le contrat
La maintenance et le délai d'intervention
« Service inclus » ne veut rien dire sans chiffre. Demandez par écrit le délai d'intervention, les pièces couvertes, si les toners sont inclus et si une machine de remplacement est prévue en cas de panne longue.
Le prix par page et le volume minimum
Vérifiez un prix séparé pour le noir et pour la couleur, le volume inclus et le tarif des dépassements. Un volume minimum facturé supérieur à votre usage réel vous fait payer des pages que vous n'imprimez pas.
L'indexation
Le loyer et le prix par page peuvent-ils augmenter chaque année, et selon quelle formule ? Une hausse annuelle, même modeste, pèse sur cinq ans.
La durée, le préavis et la reconduction tacite
C'est le piège le plus fréquent. Si le préavis n'est pas envoyé à temps, le contrat se prolonge. Avec l'exemple ci-dessus, une année de plus coûte 12 × 50 = 600 € de loyer, plus 12 000 × 0,01 = 120 € de pages, soit 720 € sur un matériel qui a déjà quatre ans. Notez la date limite de préavis dans votre agenda le jour de la signature.
En Belgique, depuis le 1er décembre 2020, le Code de droit économique interdit, entre entreprises, les clauses qui créent un déséquilibre manifeste entre les droits et obligations des parties, pour les contrats conclus, prorogés ou modifiés après cette date. Jubel précise que la loi présume abusive, entre autres, la reconduction tacite d'un contrat à durée déterminée sans délai de résiliation raisonnable. Cette présomption peut être renversée par le fournisseur : lisez donc la clause avant de signer plutôt que de compter sur un recours.
La fin de contrat
Restitution (qui reprend l'appareil, à quel coût), effacement des données du disque dur, valeur résiduelle pour un leasing, frais de résiliation anticipée : faites-les écrire noir sur blanc.
Retrouvez tous nos repères dans la rubrique Imprimer au bureau.
Questions fréquentes
Louer une imprimante de bureau, est-ce rentable ?
Pas toujours sur le seul prix. À petit volume en noir, l'achat d'une laser A4 revient souvent moins cher. La location devient intéressante avec un volume élevé, de la couleur, plusieurs utilisateurs ou un besoin de maintenance garantie.
Quelle différence entre location et leasing d'imprimante ?
La location privilégie la souplesse et se termine par la restitution. Le leasing est un financement sur une durée fixe, souvent 36 à 60 mois, avec en général une option d'achat à l'échéance.
Peut-on louer une imprimante pour quelques jours ?
Oui, c'est la location courte durée, prévue pour les événements, chantiers ou remplacements temporaires. Elle coûte plus cher par mois qu'un contrat classique, mais sans engagement au-delà de la période.
Que se passe-t-il à la fin d'un contrat de location ?
L'appareil est restitué, sauf si le contrat se prolonge par reconduction tacite faute de préavis. Vérifiez qui organise la reprise, à quel coût, et comment les données stockées sont effacées.