En bref
À retenir - Le coût d'impression d'une entreprise se résume à deux lignes : un coût fixe par mois (amortissement ou loyer) et un coût variable par page. - Un copieur sous contrat a un coût fixe plus élevé mais un coût par page plus bas : il gagne au-delà d'un certain volume. - Ce seuil baisse fortement quand la part de couleur augmente, car c'est là que l'écart par page est le plus grand. - Avant de signer, vérifiez la durée, le volume minimum facturé, l'indexation et la reconduction tacite.
Beaucoup de petites entreprises gardent leurs imprimantes à cartouches par habitude, sans savoir ce qu'elles coûtent vraiment. D'autres signent un contrat de copieur surdimensionné. Les deux erreurs s'évitent avec un calcul simple, que nous faisons ci-dessous. Tous nos repères pour les PME sont rassemblés dans la rubrique Imprimer au bureau. Si vous partez de zéro, commencez par notre guide sur l'imprimante pour petite entreprise.
Les deux modèles de coût
L'imprimante achetée : peu de fixe, beaucoup de variable
Vous payez l'appareil une fois, puis chaque cartouche ou toner. Le coût par page se calcule en divisant le prix du consommable par son rendement officiel (normes ISO/IEC 19752 pour le toner laser monochrome, ISO/IEC 24711 pour le jet d'encre). Par exemple, selon Brother Belgique, le toner TN-2420 imprime jusqu'à 3 000 pages : à un prix d'exemple de 60 €, cela fait 0,02 € par page. La méthode est détaillée dans notre guide calcul du coût par page. En couleur, l'écart entre jet d'encre et laser est expliqué dans jet d'encre, laser ou réservoir.
Le copieur sous contrat : un loyer, puis un prix par page
Le contrat d'un copieur multifonction professionnel combine généralement :
- un loyer mensuel (location ou leasing) qui couvre la machine, l'installation et le plus souvent la maintenance ;
- un prix par page (on parle de « coût clic »), facturé sur relevé du compteur, qui couvre le toner et les pièces d'usure ;
- souvent un volume minimum de pages facturé chaque mois, même si vous ne l'imprimez pas.
Selon photocopieurs.be, les fourchettes indicatives constatées en Belgique sont de ±0,5 à 2 centimes par page en noir et blanc et de ±3 à 8 centimes en couleur, pour un loyer de ±40 à 90 € par mois pour un petit bureau et de ±80 à 160 € pour une PME (hors TVA, contrat tout compris). Ce sont des fourchettes larges : seul un devis chiffre votre cas.
Le calcul du seuil, pas à pas
Le principe : le copieur devient intéressant quand l'économie réalisée sur chaque page couvre la différence de coût fixe.
volume seuil = (loyer du copieur − amortissement mensuel de l'imprimante) ÷ (coût par page imprimante − coût par page copieur)
Exemple 1 : bureau qui imprime en noir uniquement
Tous les prix ci-dessous sont des exemples, choisis à l'intérieur des fourchettes citées, pour montrer la méthode.
- Imprimante laser monochrome achetée 250 € (exemple), amortie sur 36 mois : 250 ÷ 36 = 6,94 € par mois.
- Coût par page de l'imprimante : 0,02 € (le calcul TN-2420 ci-dessus).
- Copieur : loyer de 70 € par mois et 0,01 € par page noire (exemple).
Volume seuil = (70 − 6,94) ÷ (0,02 − 0,01) = 63,06 ÷ 0,01 = 6 306 pages par mois.
En noir seul, avec une imprimante laser à toner haut rendement, le copieur ne devient moins cher qu'au-delà d'environ 6 300 pages par mois. En dessous, l'argument du copieur n'est pas le prix mais le service (maintenance, scan partagé, A3).
Exemple 2 : bureau qui imprime 30 % de pages couleur
- Imprimante laser couleur achetée 400 € (exemple), amortie sur 36 mois : 400 ÷ 36 = 11,11 € par mois.
- Coût par page de l'imprimante (exemple) : 0,03 € en noir et 0,12 € en couleur. Coût moyen avec 30 % de couleur : 0,7 × 0,03 + 0,3 × 0,12 = 0,021 + 0,036 = 0,057 €.
- Copieur couleur : loyer de 90 € par mois (exemple), 0,01 € en noir et 0,06 € en couleur. Coût moyen : 0,7 × 0,01 + 0,3 × 0,06 = 0,007 + 0,018 = 0,025 €.
Volume seuil = (90 − 11,11) ÷ (0,057 − 0,025) = 78,89 ÷ 0,032 = 2 465 pages par mois.
Vérification à 3 000 pages par mois :
| Poste (exemple, hors TVA) | Imprimante couleur achetée | Copieur sous contrat |
|---|---|---|
| Fixe mensuel | 11,11 € | 90,00 € |
| Pages (3 000 × coût moyen) | 3 000 × 0,057 = 171,00 € | 3 000 × 0,025 = 75,00 € |
| Total par mois | 182,11 € | 165,00 € |
| Total sur 12 mois | 2 185,32 € | 1 980,00 € |
La couleur divise ici le seuil par plus de deux. C'est le premier chiffre à mesurer chez vous : la proportion de pages couleur, lisible sur le compteur de la plupart des appareils.
Faites le calcul avec vos chiffres
Commencez par calculer le coût par page réel de votre imprimante actuelle avec le prix que vous payez :
Calculez votre coût par page
Rendement selon la norme ISO du fabricant (pages de test standard à environ 5 % de couverture) : avec des photos ou des pages chargées, vous en imprimerez moins.
Reportez ensuite ce coût par page, votre volume et le loyer et le prix par page d'un devis dans la formule du seuil.
Ce que le calcul ne montre pas
- Le volume minimum. Si le contrat facture 3 000 pages par mois et que vous en imprimez 1 500, vous payez quand même 3 000 pages. photocopieurs.be conseille de comparer ce minimum à votre usage réel des douze derniers mois.
- La maintenance. Une panne d'imprimante achetée est à votre charge ; un contrat prévoit normalement un délai d'intervention. Exigez-le par écrit.
- Le papier. Il n'est généralement pas inclus dans les consommables du contrat ; il ne change donc pas la comparaison.
- L'usage réel. Les rendements ISO sont mesurés sur des pages peu chargées. Si vos documents sont denses, votre coût par page réel est plus élevé que le calcul théorique, ce qui avance le seuil.
Ce que contient un contrat de copieur et ses pièges
Ce qui est normalement inclus
Selon les pages de photocopieurs.be, un devis lisible détaille quatre lignes : la mensualité (hors TVA, durée, frais de livraison ou de dossier), le coût par page noir et couleur avec les volumes inclus et les dépassements, la maintenance (délai d'intervention, pièces, toners, relevé du compteur, remplacement en cas de panne) et les conditions de sortie. Pour comparer des offres sur ces critères, voyez les formules de leasing de photocopieur détaillées par photocopieurs.be, avec les points à exiger dans le devis.
La durée et la reconduction tacite
Les contrats de location ou de leasing courent souvent sur 36 à 60 mois. Le piège classique est la reconduction tacite : si vous ne résiliez pas dans le délai prévu avant l'échéance, le contrat se prolonge. Notez la date limite de préavis le jour de la signature.
Bon à savoir, en Belgique : depuis le 1er décembre 2020, le Code de droit économique belge interdit, entre entreprises, les clauses qui créent un déséquilibre manifeste entre les droits et obligations des parties. Comme le rappelle Jubel, cela ne vaut que pour les contrats conclus, prorogés ou modifiés après cette date. La loi présume notamment abusive une clause qui renouvelle tacitement un contrat à durée déterminée sans délai de résiliation raisonnable, ou qui permet de modifier unilatéralement le prix sans raison valable. C'est une présomption : le fournisseur peut démontrer que la clause est justifiée.
L'indexation
Vérifiez si le loyer et le prix par page peuvent augmenter chaque année, et selon quelle formule. Sur cinq ans, une indexation non plafonnée peut changer la comparaison. Location, leasing ou achat : les différences de contrat sont détaillées dans notre guide location ou achat d'imprimante de bureau.
Questions fréquentes
Combien coûte une page imprimée en entreprise ?
Cela dépend de l'appareil et de la couleur. Pour une imprimante à toner, divisez le prix du toner par son rendement officiel. Pour un copieur sous contrat, ajoutez au prix par page la part du loyer : loyer mensuel divisé par le nombre de pages imprimées.
Un copieur est-il rentable pour 1 000 pages par mois ?
Rarement sur le seul coût, sauf avec beaucoup de couleur : avec nos exemples, le seuil se situe entre 2 500 et 6 300 pages par mois. Il peut se justifier pour le service, l'A3 ou le scan partagé.
Qu'est-ce que le coût clic ?
C'est le prix facturé par page imprimée dans un contrat de copieur, sur relevé du compteur, séparément pour le noir et la couleur. Il couvre en général le toner et les pièces d'usure.
Puis-je sortir d'un contrat de copieur avant la fin ?
Cela dépend des clauses de résiliation anticipée, souvent payantes. Lisez-les avant de signer et demandez le montant exact des frais de sortie.